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南京工程学院公文处理办法(试行)

08-05-14

第一章 总 则

第一条为使我校公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化,提高公文质量和工作效率,根据《国家行政机关公文处理办法》,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条学校公文,是学校实施领导、处理公务以及管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况,依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。

第四条公文处理必须严格执行国家的保密法律、法规和有关保密规定,确保国家和学校秘密安全。

第五条院长办公室(简称院办)是学校公文处理中心,负责全校党政公文处理并对各部门进行业务指导。学校各部门、各单位要高度重视公文处理工作,严格遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第六条学校公文处理工作实行分级负责、归口处理的组织形式。

第二章 公文种类

第七条学校发文的公文种类主要有:

(一) 决定

用于对学校重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人

员。

(二) 决议

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(三) 通知

用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项,任免人员。

(四) 通报

用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或交流重要情况。

(五) 报告

用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问

(六) 请示

用于向上级机关请求指示、批准。

(七) 批复

用于答复下级机关的请示事项。

(八) 意见

用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九) 函

用于机关单位之间或与校外一般单位商洽工作,询问和答复问

题,请求批准和答复审批事项。

第八条 学校各职能部门可在本部门职责范围内,制发处室文件,用于发布部门事务性通知等。

第三章 公文格式

第九条 按公文的作用和行文关系,公文可分为上行文、下行文、平行文三种格式。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发文日期等部分组成。

我校公文格式各要素的具体要求为:

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密” 、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(三)发文字号由发文代字和年份、序号组成;联合行文,只标注主办机关发文字号。年份和序号应规范标识,且不能重复,不能错编、漏编。

(四)上行文应当注明签发人姓名。

(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(六)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(七)公文如有附件(指对正式公文具有补充、说明性的附加文字资料),应当在正文之后,成文时间之前,且注明附件顺序和名称。

(八)成文日期以签发人的签发日期为准,党政联合行文以最后签发人的签发日期为准。

(九)公文均应加盖相应公章,印章要盖在成文时间正中央,要求印章上弧不压正文,下弧压在成文时间上。联合行文时,各相关部门都要加盖印章;且盖印顺序应与文头单位排列相同。

(十)公文如有附注(需要注明的其它事项),应当加括号标注于成文时间之下。

(十一)公文应当按《国务院公文主题词表》和《高等学校档案通用主题词表》及上级机关的要求标注主题词。一份文件标注的主题词一般为3-5个。

(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位。抄送单位应使用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。

第十条 公文中各组成部分的标识规则,字体、字号、字距、行距、页边与版心尺寸及装订印刷要求,参照《国家行政机关公文格式》(GBT9704-1999)国家标准执行。

第十一条 公文用纸采用国际标准A4型(210MM×297MM),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条行文应当确有必要,注重实效。

第十三条学校及全校各部门的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第十四条“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关;如需同时送其他机关,应当以抄送形式,但不得同时抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项,除领导直接交办的事项外,请示类公文不得直接送领导本人。

第五章 发文办理

第十五条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程。包括拟稿、会稿、审核、签发、登记编号、复核、印制、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十六条拟稿。学校制发公文,根据公文所涉及的业务范畴,由相应职能部门负责拟稿;内容涉及几个部门时,由主办部门会同有关部门协商拟稿。

拟稿的基本要求是:

1.符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

2.情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

10.拟稿必须符合格式要求。草拟公文,应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔,不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等油性笔。一般情况下,拟稿部门应自行打印文稿后送打印稿审签。

第十七条会稿。会稿由拟稿单位人员传递,由会稿单位负责人完成。拟制公文时,对涉及其它部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商会稿,取得一致意见后方可行文。

第十八条审核。以学校名义印发的公文,经部门负责人审核并签名后,送院办审核。内容涉及多个部门的公文,由主办部门负责送相关部门会签后,方可送院办审核。未经部门负责人审核签字或会签的文稿,不得直接交院办,更不得直接送校领导签发。

审核的重点是:

1.是否确需行文;

2.内容是否符合有关政策规定,与其他公文有无重复或矛盾;

3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;

4.行文方式是否妥当;

5.文字表达是否恰当、准确,格式是否规范;

6.是否符合行文规则和拟稿的其他要求。

对不符合要求的文稿,属文字表达上的问题,由院办专门人员负责修改;属原则性问题或具体业务问题,由拟稿部门修改。对修改幅度较大的文稿,由拟稿部门重新誊写清楚后再报校领导审定、签发。

第十九条签发。发文必须根据职责范围由校长或主管校领导签发。需学校党政主要负责人签发的重要公文,必要时可请主管的副职校领导会签。签发后的公文即成定稿,并据此生效,原则上不得再作修改。若确需修改,需征得签发人同意。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。

凡需要经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。

签发公文应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔,需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期,不得盖签字章。

第二十条登记编号。以学校名义行文,由院办统一登记编号;各职能部门制发的处室文件,由各部门根据学校有关规定按统一格式自行登记编号。

第二十一条印制和校对。以学校名义发文,由院办负责印制。公文正式印制前,拟稿人应当认真校对并签字确认。

第二十二条用印。以学校名义发文,由各部门办文人员把公文与原文稿送到院办加盖印章。

第六章 收文办理

第二十三条收文办理指收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第二十四条收到上级机关来文或外单位来文,文书人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后交有关方面办理。

(一)校外发至学校或各部门的公文,或参加会议带回的公文,由院办统一负责作收文处理。院办文书人员签收、登记后,送院办负责人阅批。院办负责人根据文件内容和性质提出拟办意见,送校领导批示或者交有关部门办理。

(二)需要办理的公文,主办部门(或承办人)应及时办理和答复,不得延误、推诿;需要复文的,按发文规定程序办理;紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者本单位不宜办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

(三)公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项,主办单位应当主动与有关单位协商;如有分歧,主办单位主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关或者主要负责人协调或裁定。

(四)属阅知性文件,各有关单位负责人阅文后应签名并注明日期;属阅办性文件,各有关单位负责人应认真按公文要求和领导批示办理,并注明办理情况,及时反馈回校办。

(五)公文的转呈、转送均由文书人员进行,领导之间、各部门之间及领导与部门之间,一般不直接转送公文。

(六)收文的原件(包括附件)应始终保持完整。领导在阅文时,以及各部门在承办、阅办文件时,不应在原文上涂划或签注意见。

(七)各部门要根据收文的秘级和阅知范围做好保密和安全工作。

(八)各部门若需转发上级公文,须经学校同意,并按发文有关规程办理。

第二十五条送领导批示或者交有关单位办理的公文,文书人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第二十六条公文办理完毕后,应根据档案管理办法和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

个人不得保存应当归档的公文。

第二十七条各相关部门、单位应依照学校档案管理的工作要求,将上年度立卷的公文,及时按有关规定向档案室及综合档案室移交。

第八章 公文管理

第二十八条公文由文书人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。

第二十九条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。

第三十条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第三十一条公文原件和复印件均不能随意丢弃,不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经各单位负责人批准,可以销毁,其中有密级的公文由院办统一销毁。销毁秘密公文和内部文件由院办统一组织。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

违反保密规定,造成重大损失的,学校将依据国家和学校的有关规定追究当事人的法律责任。

第三十二条单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十三条密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第九章 附 则

第三十四条学校下属的教育教学单位,可参照本办法,根据自身工作实际需要,在本单位范围内制发相关公文。

第三十五条本办法由院长办公室负责解释。

第三十六条本办法自印发之日起执行。

南工办〔2007〕114号

二○○七年六月十三日

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